PTO Opportunities for 2026-2027
(español a continuación) PTO is seeking new members to join our team in order to continue our current level of support for the school and community. Please read the vacant positions below to see if there is one for you! Email us at laapto112@gmail.com to learn more or if you are ready to sign up!
Treasurer (Board Member)~ Work alongside current treasurer to prepare to take over the role for the 27-28 school year
Time Commitment: Varies 10-15 hours by month (busiest months are October, January, March and April)
Tasks: Develop the annual budget and obtain Board approval for allocations. Track monthly income and expenses in accounting software. Reconcile bank accounts and third-party fundraising and payment platforms (Stripe, PayPal, etc.). Maintain a balanced budget and deliver monthly financial reports for the administration, PTO Board and subcommittees. Coordinate purchases for school employees, staff appreciation and community events. Prepare and submit annual state and federal nonprofit filings. Prepare and mail annual donor acknowledgement letters. Manage nonprofit donation relationships with employee-giving platforms (Benevity, Blackbaud, etc.).
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Dining Out Coordinator
Time Commitment: ~15 minutes per month
Tasks: Schedule dining out with local restaurants throughout the school year. The goal is 4-8/year. Many have online portals that take 5 minutes to fill out or an email contact. Many include some phone calls to finalize details or discuss with a manager. Share details of upcoming events with PTO. Ensure payment is sent to PTO.
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Outdoor Movie Night Coordinator
Time Commitment: September-Early October, 10 hours, majority of time is night of event
Tasks: Book outdoor movie screen rental, secure movie event license, order concessions, coordinate volunteers, work with treasurer for night of cash/credit payment, and oversee the event (setup, during & cleanup).
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October Conference Meals Coordinator (Meals for 2 Nights)
Time Commitment: 2-3 hrs
Tasks: Determine where you will be placing catering orders from, inquire if you can get a non-profit discount (most places will offer something, have had a range of 15% off-50% off), place orders and arrange times for pickup and/or delivery. Will also need to coordinate with PTO that all additional items are covered for the days including: tablecloths, plates, napkins, utensils, signage, drinks and dessert.
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Lotería and BINGO Night Coordinator
Time Commitment: October-Early November, <10 hours, majority of time is night of event
Tasks: Order prizes, Check/Prep Other Supplies for Bingo, Lotería and Coloring Room, coordinate with DJ and other volunteers, oversee the event (setup, during & cleanup).
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Gift Card Fundraiser Coordinator(s) This would be easy for 2 people to take on!
Time Commitment: ~2-4 hours in Oct/November (can be done in the evening/on own time), ~4-8hours in December (some daytime availability would be ideal but not required)
Tasks: Contact local businesses with details of the fundraiser (mostly via email). Share final list with PTO for marketing/communication. After the sale, communicate back to businesses the amount of gift cards sold and donation $ back to school. Pick up gift-cards and organize for parent pick-up.
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Fiesta Silent Auction Coordinator
Time Commitment: Nov-March (time variable depending on approach, and with amount of people participating)
Tasks: Attend monthly Fiesta planning meetings, January-March.
Prior to Fiesta:
Determine target list of donors, create donation letters that can be emailed/mailed or dropped off at local businesses. Reach out to potential donors and ask for a donation, request that donations are sent to school or arrange pick up. Keep inventory of items received and value, load to silent auction sites, create descriptions and upload logos and/or images.
Prior to Pickup:
Print off list from auction sites for the highest bidder information, arrange items for pickup. Some silent auction items require you to send them the name of the winner and additional details, make sure that is done post silent auction.
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Fiesta Volunteer Coordinator
Time Commitment: 1 hr in January, 2-5 hours in February, 2-6 hours in March (no daytime availability needed)
Tasks: Attend monthly Fiesta planning meetings, January-March. Update volunteer Google form. In February send out the Google form link to immersion teachers at West and Chan HS and other groups as needed. Send a reminder email and instructions to parents and students the week prior to the event. Place volunteer names into the spreadsheet. Check-in volunteers night of the event and direct them to their stations. Check-in periodically throughout the night. Provide clean-up instructions for the end of their shift.
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Fiesta Games Co-Coordinator~ Join a returning coordinator!
Time Commitment: January-March (time variable depending on approach, no daytime availability needed, majority of time day/night of event)
Tasks: Attend monthly Fiesta planning meetings, January-March. Order Prizes, Check/Prep Existing Games, Possibly Make New Game or Two, Organize volunteer instructions, oversee execution the night (setup, during event check-ins and cleanup).
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Fiesta Kids’ Prize Drawing Co-Coordinator~ Join a returning coordinator!
Time Commitment: December - March - a few hours a week
Tasks: Attend monthly Fiesta planning meetings, January-March. Gather donated items from school, reach out to local businesses for donations/ gift cards, purchase additional items as needed. Reach out to teachers, for teacher experiences Organize prizes as they come in, add to prize tracker. Number all prizes. Create flyers for teacher experiences. Day of event - set up prizes/buckets in library, monitor prize areas, coordinate prize drawing for night of event. Help distribute prizes after the event.
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February Conference Meals Coordinator (Meals for 2 Nights)
Time Commitment: 2-3 hrs
Tasks: Determine where you will be placing catering orders from, inquire if you can get a non-profit discount (most places will offer something, have had a range of 15% off-50% off), place orders and arrange times for pickup and/or delivery. Will also need to coordinate with PTO that all additional items are covered for the days including: tablecloths, plates, napkins, utensils, signage, drinks and dessert.
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May Staff Appreciation Week Coordinator(s)- Perfect for 2-3 people!
Time Commitment: Late March-Early May, time variable based on approach, likely 10-15 hours total. Some daytime before, during and after school availability during the week is necessary, but some timeslots can be filled by other volunteers.
Tasks: Work with school and PTO to determine five days worth of ideas, coordinate volunteers, schedule days based on school needs and volunteer availability, place orders for food and supplies, oversee execution the week (setup and cleanup).
Oportunidades del PTO para 2026-2027
La PTO busca nuevos miembros para unirse a nuestro equipo, con el fin de mantener nuestro nivel de apoyo a la escuela y a la comunidad. ¡Por favor, lee las vacantes que se detallan a continuación para ver si hay alguna ideal para ti! Envíanos un correo electrónico a laapto112@gmail.com para obtener más información o si ya estás listo para inscribirte.
Tesorero (Miembro de la Junta Directiva) ~ Trabajar junto al actual tesorero para prepararse para asumir el cargo para el año escolar 2027-2028.
Dedicación de tiempo: Variable, entre 10 y 15 horas mensuales (los meses de mayor actividad son octubre, enero, marzo y abril).
Tareas: Elaborar el presupuesto anual y obtener la aprobación de la Junta Directiva para la asignación de fondos. Registrar mensualmente los ingresos y gastos en el software de contabilidad. Conciliar las cuentas bancarias y las plataformas externas de recaudación de fondos y pagos (Stripe, PayPal, etc.). Mantener un presupuesto equilibrado y presentar informes financieros mensuales a la administración, a la Junta Directiva de la PTO y a los subcomités. Coordinar las compras para los empleados escolares, las actividades de reconocimiento al personal y los eventos comunitarios. Preparar y presentar las declaraciones anuales estatales y federales para organizaciones sin fines de lucro. Preparar y enviar por correo las cartas anuales de agradecimiento a los donantes. Gestionar las relaciones relativas a donaciones con plataformas de contribuciones corporativas de empleados (Benevity, Blackbaud, etc.).
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Coordinador de Eventos de Salir a Comer
Dedicación de tiempo: ~15 minutos al mes
Tareas: Programar salidas a comer en restaurantes locales a lo largo del año escolar. El objetivo es realizar entre 4 y 8 eventos al año. Muchos establecimientos cuentan con portales en línea cuyo formulario se completa en 5 minutos, o bien disponen de un contacto por correo electrónico. En muchos casos, la gestión implica realizar algunas llamadas telefónicas para ultimar detalles o conversar con un gerente. Compartir los detalles de los próximos eventos con la PTO. Asegurarse de que el pago se envíe a la PTO.
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Coordinador de la Noche de La Película al Aire Libre
Dedicación de tiempo: De septiembre a principios de octubre; 10 horas, la mayor parte del tiempo se concentra en la noche del evento
Tareas: Gestionar el alquiler de la pantalla de cine para exteriores, tramitar la licencia para la proyección de la película, encargar los productos de venta (concesiones), coordinar a los voluntarios, colaborar con el tesorero para la gestión de pagos (en efectivo y con tarjeta) durante la noche del evento y supervisar el desarrollo del mismo (montaje, transcurso y limpieza).
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Coordinador de Comidas para la Conferencias de Octubre (Comidas para 2 noches)
Dedicación de tiempo: 2-3 horas
Tareas: Determinar a qué proveedores se les realizarán los pedidos de catering; consultar si es posible obtener un descuento para organizaciones sin fines de lucro (la mayoría de los establecimientos suelen ofrecer algún beneficio; hemos obtenido descuentos que oscilan entre el 15% y el 50%); realizar los pedidos y coordinar los horarios de recogida y/o entrega. También será necesario coordinar con la PTO para asegurar que se cubran todos los artículos adicionales necesarios para esos días, incluyendo: manteles, platos, servilletas, cubiertos, señalización, bebidas y postres.
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Coordinador de Lotería y Noche de BINGO
Dedicación de tiempo: De octubre a principios de noviembre; menos de 10 horas (la mayor parte del tiempo se concentra en la noche del evento).
Tareas: Solicitar los premios; revisar y preparar los demás materiales para el Bingo, la Lotería y la Sala de Colorear; coordinar con el DJ y otros voluntarios; y supervisar el evento (montaje, desarrollo y limpieza).
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Coordinador(es) de la Recaudación de Fondos con Tarjetas de Regalo. ¡Esta tarea sería fácil de asumir para dos personas!
Compromiso de tiempo: ~2-4 horas en octubre/noviembre (se puede realizar por las noches o en tu propio tiempo libre); ~4-8 horas en diciembre (cierta disponibilidad durante el día sería ideal, aunque no es indispensable).
Tareas: Contactar a negocios locales para informarles sobre los detalles de la recaudación de fondos (principalmente por correo electrónico). Compartir la lista final con la PTO (Asociación de Padres y Maestros) para fines de marketing y comunicación. Una vez finalizada la venta, comunicar a los negocios la cantidad de tarjetas de regalo vendidas y el monto de la donación destinada a la escuela. Recoger las tarjetas de regalo y organizarlas para su posterior entrega a los padres.
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Coordinador de la Subasta Silenciosa de la Fiesta
Compromiso de tiempo: Noviembre – Marzo (el tiempo varía según el enfoque adoptado y la cantidad de personas participantes).
Tareas: Asistir a las reuniones mensuales de planificación de la Fiesta, enero-marzo.
Antes de la Fiesta:
Definir la lista de donantes objetivo; redactar cartas de solicitud de donación para enviar por correo electrónico o postal, o para entregar personalmente en los negocios locales. Contactar a los donantes potenciales para solicitarles una donación; pedir que envíen los artículos a la escuela o coordinar su recogida. Mantener un inventario de los artículos recibidos y de su valor; cargar la información en las plataformas de la subasta silenciosa; redactar las descripciones y subir los logotipos y/o imágenes correspondientes.
Antes de la recogida de artículos:
Imprimir, desde las plataformas de subasta, la lista con la información de los postores ganadores; organizar los artículos para su recogida. Algunos artículos de la subasta silenciosa requieren que se envíe al proveedor el nombre del ganador y otros detalles adicionales; asegúrese de realizar este trámite una vez finalizada la subasta.
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Coordinador de Voluntarios para la Fiesta
Compromiso de tiempo: 1 hora en enero, 2-5 horas en febrero, 2-6 horas en marzo (no se requiere disponibilidad durante el día).
Tareas: Asistir a las reuniones mensuales de planificación de la Fiesta, enero-marzo. Actualizar el formulario de Google para voluntarios. En febrero, enviar el enlace del formulario de Google a los maestros de inmersión de las escuelas secundarias West y Chan, así como a otros grupos según sea necesario. Enviar un correo electrónico de recordatorio e instrucciones a padres y estudiantes la semana previa al evento. Registrar los nombres de los voluntarios en la hoja de cálculo. Registrar la llegada de los voluntarios la noche del evento y dirigirlos a sus puestos asignados. Realizar verificaciones periódicas a lo largo de la noche. Proporcionar instrucciones de limpieza para el final de sus turnos.
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Co coordinador de Juegos de la Fiesta ~ ¡Únete a una coordinadora que regresa!
Compromiso de tiempo: Enero-marzo (el tiempo es variable según el enfoque; no se requiere disponibilidad diurna, ya que la mayor parte del tiempo se dedica al día y la noche del evento).
Tareas: Asistir a las reuniones mensuales de planificación de la Fiesta, enero-marzo. Solicitar premios, revisar y preparar los juegos existentes, posiblemente crear uno o dos juegos nuevos, organizar las instrucciones para los voluntarios y supervisar la ejecución durante la noche del evento (montaje, control durante el evento y limpieza).
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Co Coordinador del Sorteo de Premios para Niños de la Fiesta ~ ¡Únete a un coordinador que ya ha participado anteriormente!
Compromiso de tiempo: De diciembre a marzo — unas pocas horas a la semana.
Tareas: Asistir a las reuniones mensuales de planificación de la Fiesta, enero-marzo. Asistir a las reuniones mensuales de planificación de la Fiesta. Recopilar los artículos donados en la escuela; contactar a negocios locales para solicitar donaciones o tarjetas de regalo; y comprar artículos adicionales según sea necesario. Contactar a los maestros para coordinar las «experiencias con maestros». Organizar los premios a medida que se reciben y registrarlos en el sistema de seguimiento de premios. Numerar todos los premios. Diseñar folletos informativos sobre las experiencias con maestros. El día del evento: organizar la disposición de los premios y las urnas en la biblioteca, supervisar las áreas de premios y coordinar el sorteo durante la noche del evento. Ayudar con la entrega de los premios una vez finalizado el evento.
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Coordinador de Comidas para la Conferencia de Febrero (Comidas para 2 noches)
Dedicación de tiempo: 2-3 horas
Tareas: Determinar a qué proveedores se les realizarán los pedidos de catering; consultar si es posible obtener un descuento para organizaciones sin fines de lucro (la mayoría de los establecimientos ofrecen algún tipo de beneficio; hemos obtenido descuentos que oscilan entre el 15% y el 50%); realizar los pedidos y coordinar los horarios de recogida y/o entrega. También será necesario coordinar con la PTO para asegurar que se cubran todos los artículos adicionales necesarios para esos días, incluyendo: manteles, platos, servilletas, cubiertos, señalización, bebidas y postres.
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Coordinador(es) de la Semana de Agradecimiento al Personal (Mayo) — ¡Ideal para 2 o 3 personas!
Dedicación de tiempo: Desde finales de marzo hasta principios de mayo; el tiempo requerido es variable según el enfoque adoptado, estimándose en un total de 10 a 15 horas. Es necesaria cierta disponibilidad en horario diurno (antes, durante y después del horario escolar) a lo largo de la semana, aunque algunos de estos bloques horarios pueden ser cubiertos por otros voluntarios.
Tareas: Colaborar con la escuela y la PTO para definir ideas para los cinco días del evento; coordinar a los voluntarios; programar las actividades diarias en función de las necesidades de la escuela y la disponibilidad de los voluntarios; realizar los pedidos de alimentos y suministros; y supervisar la ejecución del evento durante la semana (montaje y limpieza).
El Formulario de Voluntariado en español
